„V roku 2019 priemerný znalostný pracovník prijal alebo odoslal 126 správ denne. A nové emaily kontroloval v priemere každých 6 minút.“
– Cal Newport
Autor a prostredie v dvoch vetách
Cal Newport je 38-ročný americký akademik zaoberajúci sa prácou znalostných pracovníkov, ktorých učí rozvíjať ich unikátne schopnosti, ktoré sú v modernej ekonomike čoraz nedostatkovejším tovarom. V knihe A World Without Email ponúka čitateľovi iný pohľad na najrozšírenejší pracovný nástroj na svete – email – ako na zdroj zlých návykov, vyrušení, zníženia produktivity, ale aj zvýšenia miery duševných problémov a odporu k vykonávanej práci.
Newport je známy svojim zameraním na znalostných pracovníkov a ľudí, ktorí chcú byť výborní v tom, čo robia. Jeho knihy Tak dobrí, že vás neprehliadnu (recenzia), Hlboká práca (recenzia) či Digitálny minimalizmus (recenzia) preto do veľkej miery oslovili aj mňa. Na A World Without Email som netrpezlivo čakal už rok pre vydaním a kúpil som si ho takmer okamžite (kniha vyšla v anglickej verzii v marci).
Máme sklon rozmýšľať o znalostných pracovníkoch ako o autonómnych čiernych skrinkách – ignorujeme podrobnosti o tom, ako robia svoju prácu a namiesto toho im poskytujeme jasné ciele a motivačné vedenie.
Názov knihy môže byť trochu zavádzajúci. Cal nenabáda svojim dielom k opusteniu emailu ako takého. Nepopiera, že ide o užitočný nástroj, ale spochybňuje mieru, v akej sme ho začali používať. Namiesto toho ponúka praktiky a alternatívne nástroje, ktoré majú viesť k obmedzeniu jeho využívania (predsa len, kontrolovať ho každých 6 minút je extrém).
Newport je akademik a preto svoju knihu, štandardne, rozdeľuje na dve časti. V prvej, kratšej, zoznamuje čitateľa s aktuálnym stavom vecí a objasňuje, ako sme sa do súčasnej situácie ako spoločnosť dostali. Identifikuje základné problémy tohto stavu a ich vplyv na ľudskú prácu a jej klesajúce výsledky.
Prioritizácia abstraktnej písomnej komunikácie pred komunikáciou medziľudskou (ústnou a vizuálnou, pozn.) nezohľadňuje jej nesmierne zložité sociálne aspekty, ktoré si náš druh evolúciou vyvinul, aby optimalizoval našu schopnosť spolupracovať.
(Výskumy ukazujú, že) často preceňujeme schopnosť korešpondentov porozumieť našim správam.
Čím bohatšia je subjektívna skúsenosť odosielateľa s tým, čo sa snaží komunikovať, tým väčšia je priepasť medzi jej porozumením a porozumením jej korešpondenta.
V druhej časti knihy sa, aj s pomocou skvelých (ale stručných) prípadových štúdií, zaoberá jednotlivý nástrojmi, alternatívnymi postupmi a odporúčaniami, ako znížiť nielen našu závislosť od emailu, ale aj očakávania okolia na našu responzivitu.
Cyklus odozvy sa začína legitímnymi požiadavkami na váš čas. Možno ide o rok 2010, práve ste začali používať smartfón a uvedomíte si, že teraz je možné odpovedať na otázky klientov, ktoré prichádzajú po pracovnej dobe, alebo rýchlo odpovedať kolegom v rôznych časových pásmach. Títo klienti a kolegovia sa teraz dozvedajú, že ste v týchto nových časoch k dispozícii, začínajú posielať viac požiadaviek a očakávať rýchlejšie odpovede. Z dôvodu zvýšeného prílivu častejšie kontrolujete svoj telefón, aby ste držali krok s prichádzajúcimi správami. Teraz sa však očakávania týkajúce sa vašej dostupnosti a odozvy ešte zvyšujú a vy ste pod tlakom, aby ste odpovedali ešte rýchlejšie.
Uvedené nástroje, odporúčania a alternatívy sú uplatniteľné ako pre zamestnávateľov či tímy, tak aj pre jednotlivcov (ak sa jednotlivec nestretne s pochopením pre nový prístup na širšej úrovni, no stále chce zaviesť zmeny aspoň u seba).
Takáto realita vytvára škaredú špirálu podrývajúcu produktivitu. Keď ste preťažení, ste nútení častejšie odpovedať na dotazy, odrážať ich tak a získavať aspoň trochu času. To funguje dobre, vedie to však k ešte väčšej fragmentácii vašej pozornosti, vďaka čomu budete pri vybavovaní vecí ešte menej efektívni. Výsledné preťaženie sa tak zvyšuje. Keď táto špirála bude pokračovať, nakoniec sa dostanete do ohromného stavu neefektívneho zúfalstva, kedy myšlienka, že môžete nejako opatrne navrhnúť inteligentnejšie pracovné postupy, je už nemožná.
Mnoho uvedené odporúčania sú pomerne jednoduché, priamočiare a nie je zložité ich zaviesť (napr. obmedziť kontrolu emailu len na 2 razy denne). A nástroje, ktoré ponúka na obmedzenie negatív spôsobených asynchrónnym typom komunikácie (emailom), sú fungovaniu ľudskému mozgu bližšie, dostupné v niekoľkých alternatívach a zadarmo.
Krátke zhrnutie
Cal Newport vo svojej najnovšej knihe poskytuje odlišný pohľad na dekády rozšírený nástroj produktivity – email. Uvádza, že v hĺbke, v akej sme ho inkorporovali do našich životov a v miere, v akej k nemu pristupujeme, presiahol svoju užitočnosť (ktorú však stále nepochybne má) a jeho nadmerné používanie nám spôsobuje negatívne následky. Ako alternatívu ponúka rôzne postupy a princípy, ako tieto dopady zmierniť či úplne eliminovať.
Túto knihu si kúp, ak:
- máš pocit, že tvoja emailová schránka je studnicou tvojich pracovných úloh,
- kontroluješ mail viac ako 5x denne,
- chceš objaviť nové nástroje, ako zlepšiť seba alebo svoj tím či firmu v tom, čo robí(te).
Knihu si môžeš kúpiť napríklad v Martinuse v tlačenej (17,63€) podobe.
