Minulotýždňový Nemám čas príspevok vyvolal niekoľko otázok a diskusií, za ktoré som vďačný a teším sa na ďalšie. Mnohé z nich sa zaoberali problematikou, ako si v dnešnom svete nájsť čas na veci, ktoré vnútorne považujeme za dôležité (ale nerobíme ich) a popritom stíhať aj veci, ktoré robiť musíme (a robíme ich na úkor tej prvej skupiny). A to tak, aby sme sa na konci týždňa aspoň priblížili nejakému pocitu spokojnosti a nie padli na hubu – radi, že sme doma a žijeme.
Odpoveď na túto otázku je veľmi komplexná a skladá sa z niekoľkých častí, ktoré sa do úvodu RuFslettra nezmestia. Pokúsim sa však načrtnúť aspoň hrubé rysy celkového obrazu.
V prvom rade chcem upozorniť, že minulotýždňový úvod bol teoretický – písal som v ňom o vnútorných pohnútkach a hodnotách, ktoré by mali tvarovať spôsob, akým trávime čas. Otázky, ktoré však vyvolal, boli praktické. Kedy dané veci robím, akým spôsobom, čo mi pomáha, čo škodí a podobne. Myslím si, že pár ľudí ani neverí, že všetky vymenované aktivity naozaj stíham a popritom ešte píšem, čítam, pozerám a počúvam tie desiatky kníh, stovky článkov, filmov a tisíce skladieb ročne, ktorých výber sa objavuje každý týždeň v RuFslettri. Možno ich nepoteším, ale je to tak. Dokážem si na všetky tieto aktivity nájsť čas.
Ako?
Vytvoril som si vlastný systém. Nebolo to ale niečo, nad čím by som pár dní rozmýšľal či nad tým sedel a následne to začal používať. Trvalo to roky. Počas týchto rokov som študoval niekoľko prístupov k osobnej produktivite (medzi tie najznámejšie by sa dali zaradiť: Deep Work, Getting Things Done, Lean, The Bullet Journal Method). Tieto som postupne jeden za druhým skúšal. Nevyhovoval mi však ani jeden sám o sebe tak, ako ho jeho autor navrhol. Tak som začal kombinovať tie najsilnejšie aspekty jednotlivých prístupov tak, aby sa navzájom dopĺňali a posilovali. Na druhej strane, postupy, ktoré mi nevyhovovali alebo ktoré mala iná z metód zvládnuté lepšie, som tiež optimalizoval.
Výsledkom je tak po rokoch systém osobnej produktivity, ktorý denne používam a ktorý mi umožňuje pristúpiť ku všetkým mojim povinnostiam a radostiam, naplánovať si ich, stihnúť ich a mať z toho dobrý pocit?
No dobre, ale ako?
Dlhšia verzia odpovede by znela, že by sme si museli sadnúť, ty a ja, na osem hodín do miestnosti a tam by som ti povedal a ukázal, ako to funguje (osem hodín nie je výmysel, prednášam tento systém ako kurz, ide o 4 x 2 hodiny). Kratšiu verziu a pár rád, z ktorých by si mohol začať ťažiť už dnes, ti ponúknem tu a teraz.
V jednoduchosti by sa dalo povedať, že stačí dodržať dve veci. Mať dobre premyslené, čo a kedy budem robiť a koľko mi to bude trvať. A nenechať sa pri tom vyrušovať. Znie to jednoducho, takže prečo to mnohokrát nefunguje? Zjednodušme si to ešte trochu a volajme tieto dve fázy plánovanie a sústredenosť.
Pri plánovaní sa riadim prakticky štyrmi pravidlami.
1) Každú nedeľu si otvorím kalendár. Na najbližších 7 dní sú tam fixné udalosti, ktoré vyplynuli z minulosti (stretnutia, termíny u lekára, plánované večere, divadlá a podobne). S týmito vecami obvykle nehýbem. V ďalšom kroku si na nasledujúci týždeň plánujem (pre mňa) kľúčové udalosti a činnosti, ktoré chcem robiť. Ako som už minule povedal, ide o čas venovaný môjmu zdraviu, plnohodnotnému oddychu, mojej rodine, priateľom, samému sebe a svojim záľubám. Tieto aktivity pevne umiestnim do kalendára. To mi tvorí hrubý plán na najbližší týždeň. V praxi vyzerá môj kalendár tak, že je prešpikovaný aktivitami od 7:00 do 22:00.
Tu by sa niekto asi opýtal, či plánovanie si voľného času nejde proti princípu oddychu ako takého. Je to jedna z tých vecí, za ktorou sa skrýva veľa výskumov a štúdií a mohol by som o tom hovoriť desiatky minút, pre stručnosť však odpovedám, že nie. Mozog nie je ako telo. Pokiaľ mu dáš rozličné a po čase sa obmieňajúce podnety, neunaví sa ako telo.
2) Na konci každého pracovného dňa si plánujem najbližší pracovný deň. Už sú v ňom zaznačené fixné udalosti z minulosti, veci z týždenného plánovania, teraz len povypĺňam prázdne miesta na základe úloh a priorít, ktoré ma v blízkej budúcnosti čakajú a ktoré chcem stihnúť.
3) Pri prvých dvoch bodoch je dôležité, že pri plánovaní si trvanie aktivity nastavím podľa toho, koľko bude reálne trvať, nie koľko chcem aby trvala. Toto je dôležité. Určite poznáš situácie, že si chcel byť v posilke (na stretku, obede) hodinu, ale častokrát pri podobných aktivitách nerátame s „operačným časom“ (presun, sprcha, či obliekanie v prvom prípade, doprava, možná zápcha v druhom). Takže hoci sme cvičili/obedovali hodinu, ako sme chceli, ďalšia udalosť nám začína hneď po jej skončení, no my sme stále na opačnom konci mesta. Párkrát sa to takto poposúva, niekoľko vecí nestihneme a systém sa začína rúcať. Takže treba udalosti značiť na takú dobu, akú zvyknúť trvať, či sa nám to páči alebo nie. Zo začiatku možno nebudeš vedieť odhadnúť trvania jednotlivých aktivít presne, ale časom získaš cit aj pre to.
4) Samozrejme si uvedomujem, že žiadny plán neprežije stret s realitou. Niektoré veci trvajú dlhšie, ako som odhadoval, niektoré kratšie, druhá strana mešká, stretnutie sa zruší či posunie. Cieľom však nie je fanaticky dodržiavať rozvrh. To sa ani nedá. Cieľom je vždy pri takomto narušení si vyčleniť 3-5 minút, počas ktorých prispôsobím svoj rozvrh novým podmienkam. Zo začiatku sa môže stať, že to budeš robiť aj 5-6x denne, ale aj to časom prejde.
Uvedené pravidlá plánovania majú jednu spoločnú vlastnosť: moje súčasné ja plánuje činnosti môjmu budúcemu ja. Je to vedomý a sústredený proces, ktorému moje súčasné ja venuje plnú pozornosť a v danú chvíľu nerieši nič iné okrem plánovania. A keď sa moje budúce ja ocitne v stredu o 14:00 v meste, presne vie, čo má robiť a spoľahne sa na to. Pretože mu to plánovalo jeho minulé ja, ktoré malo v daný čas oveľa viac informácií, videlo pred sebou celkový obraz a zohľadnilo pri tom aj ďalšie skutočnosti (hoci aj tak jednoduché/dôležité, ako to, že polhodinu po obede nie som zrovna najproduktívnejší). Rozhodne urobilo lepšie rozhodnutie, ako keby som sa ja mal v strede mesta, naštvaný po stretku a s prázdnym žalúdkom rozhodnúť, čo racionálne robiť s najbližšími troma hodinami.
A venovaním cielenému plánovanie polhodinu každú nedeľu a 10 minút každý deň ušetríš ďalší čas. Lebo ak by sme spočítali, koľkokrát za deň/týždeň sa človek zastaví s otázkou „A čo idem robiť teraz?“ čas, ktorý sa s ňou zaoberá, je kumulatívne oveľa vyšší ako v prvom prípade. Nehovoriac o tom, že rozhodnutia sú o dosť horšie.
Okrem toho takéto plánovanie znižuje trenie. Trenie je presne ten stav, ktorý som opísal v predchádzajúcom odseku. Je to čas strávený ad-hoc rozhodovaním na mieste, s obmedzenými informáciami, v nie úplnom racionálnom stave mysle. Ako v tú stredu o 14:00 v meste. Koľko mám teraz času? Kde musím najbližšie byť a kedy? Dá sa po ceste niekde najesť? Keď si sadnem do kaviarne, budem mať k tej práci podklady? Ak podobné otázky riešiš len raz denne, je to super. Pravdepodobne ťa však zastihnú viackrát, čo len prispieva k celkovej frustrácii. A ako som povedal, kumulatívne tieto malé epizódy zaberajú oveľa viac času, než by si bol ochotní priznať. Ak to máš však naplánované dopredu, nielenže odpadá čas potrebný s „plánovaním na mieste“, ale aj množstvo frustrácie a prechod na ďalšiu činnosť sa tak stáva ľahší a plynulejší.
A tu sa dostávame k druhému bodu, sústredenosti. Keď už sa niečomu idem skutočne venovať počas najbližšej hodiny/dvoch, robím všetko pre to, aby ma pri tom nič nevyrušilo. Aby som bol len v jednej jedinej téme. Málo ľudí si totiž uvedomuje, že sústredenosti máme počas dňa obmedzené množstvo a tá sa nevyčerpáva, paradoxne, samotným sústredením, ale častým prepínaním sústredenosti medzi viac zdrojov (multitasking je kravina, áno). Alebo inak povedané, 40% pozornosti ostáva ešte 30 minút po vyrušení u veci, ktorá nás vyrušila, než sa vráti k pôvodnej úlohe. Opakujem, 30 minút. V dnešnej dobe stále zapnutých telefónov, pípajúcich správ, notifikácií, neustálej potrebe byť online a operatívne odpovedať na maily sa schopnosť sústrediť postupne dostane do životopisov ako osobnostná kvalita. Takže pár pravidiel pre sústredenosť:
1) Kým začnem vykonávať plánovanú činnosť, znížim akékoľvek možné ďalšie trenie, ktoré by počas nej mohlo nastať a ktoré by moju sústredenosť chcelo odpútať. Idem predtým na wc, pripravím si kávu/čaj, jedlo, ktoré bude pri tom chrúmať, vodu a materiály, ktoré by som mohol popri tom potrebovať. Aby keď už som si raz sadol, tak som vydržal čo najdlhšie bez odbočiek. Samozrejme to neznamená, že zadržujem moč či sa nejdem napiť, keď som smädný. Od činnosti môžem kedykoľvek na chvíľu odísť, počas tejto chvíle však neprijímam a neriešim žiadny podnet, ktorý ma odkloní od témy (lebo naše hlavy sú v tomto majstri, všakže).
2) Mám povypínané všetky notifikácie na všetkých zariadeniach ako základné nastavenie počas celého dňa. Počítač, tablet, smartfón, hodinky, nič z toho mi nevydáva žiaden zvuk, nerozsvecuje sa pri notifikácii žiadna obrazovka, nič nevibruje, žiadna ikona nezačne skákať, dokonca ani ikony aplikácie nemajú dovolené zobrazovať malé červené bodky s počtom neprečítaných správ. Jediná vec, ktorá mi rozozvučí alebo rozsvieti telefón, je prichádzajúci hovor. Inak nič. Ani správy. A ak sa chcem sústrediť na ešte vyššej úrovni alebo ide o dôležitú vec, telefón si navyše dávam do režimu Nerušiť (v ňom sa mi môže dovolať prakticky len rodina).
Určite sa ti to zdá drastické, no toto je niečo, v čom sa ukrýva najviac potenciálu. Ani nie tak v čase, ktorý nám môžu spontánne reakcie na podnety zabrať (len sa pozriem, kto mi píše; aha, mama; len jej odpíšem; hmm, kvôli tomuto musím zavolať otcovi; otec nedvíha, zavolám bratovi; tiež nič; idem to nájsť na nete… a zrazu je 17. apríl roku 2034). Ale presne toto je ten zdroj, ktorý nám odčerpáva sústredenosť (pamätáš? sústredenosť sa vyčerpáva jej prepínaním).
Niekto môže povedať, že je jeho pozícia príliš dôležitá na to, aby si mohol dovoliť neodpovedať dve hodiny na mail či nezdvíhať hodinu telefón. To je však kravina. Nikto ešte nikdy nezomrel alebo neutrpel zdravotnú ujmu len preto, že som mu hodinu či dve neodpovedal na mail, správu, alebo som mu zavolal neskôr. Môj telefón mám na to, že ho používam vtedy, keď ho ja chcem použiť, nie na to, aby som ho používal vtedy, keď to chce telefón od mňa (rozumej: keď sa dožaduje pozornosti pípaním).
Taktiež svoje ponorenie sa do práce treba dať najavo svojmu okoliu. Lebo aj to sú vyrušenia. Kolega prosiaci o radu, niekto klopajúci na kanceláriu, zvoniaci telefón. Jednoducho poviem, že teraz sa niečomu venujem, ale nech príde/ozvem sa mu o hodinu. Snažím sa, aby ani nezačal s tým, čo ho trápi, lebo podvedome by som už nad tým začal uvažovať. A ľudia sú v tomto oveľa chápavejší, než si myslíš. Osobne som sa ešte kvôli takýmto odmietnutiam nikdy nedostal do nepríjemnej situácie.
3) Všetko – ale úplne všetko, je jedno, čo to je a kde to nastane – čo ťa napadne, si zapíš. Maj po ruke, na pracovnom stole, v kuchyni, na nočnom stolíku, v kúpeľni (lebo však kde najčastejšie prichádzajú nápady?) papier a pero. Ak by si si mal zobrať z tohto článku len jednu radu, nech je to táto.
Pretože náš mozog je nedokonalé zariadenie. Ak si aj naplánujem nejakú aktivitu, sústredím sa na ňu a nič ma nevyruší, aj tak mi zrazu pri písaní prípadovej štúdie len tak mimochodom pripomenie, že by bolo dobré mačke kúpiť granule. Dlho som robil to, že som takúto rušivú myšlienku zahnal a vrátil som sa k tomu, čo som robil. Ale to ju len viac vyprovokuje.
Podobné myšlienky sú ako osy. Lietajú okolo našej hlavy a občas do nás narazia, aby sa pripomenuli, často v tých najnevhodnejších chvíľach. Keby to boli len granule, je to v poriadku. Sú ich ale desiatky. S auto by som mal ísť teraz niekedy na STK, nesmiem zabudnúť ísť cestou z práce do lekárne, otec vravel, nech sa mu ozvem, keď budem doma, tomu vodárovi musím potvrdiť termín… Tieto veci takto postupne zahlcujú našu vnútornú RAM pamäť a bránia nám efektívne pracovať.
Hovorí sa, že klin sa klinom vybíja a nedokonalosť fungovania mozgu sa má eliminovať inou nedokonalosťou. A práve tu prichádza na scénu pero a papier. Keď si takúto veci okamžite, ako nás napadne, zapíšeme na papier, už sa nevráti. Ostane na papieri. Znie to absurdne, no je to tak. Mozog totiž prijme predpoklad, že sme sa ňou zaoberali (hoci aj obyčajným zapísaním) a už nás nepotrebuje s ňou ďalej otravovať. Zapíš si tak všetky tie osy, čo na teba počas dňa útočia a v hlave sa rozoznie ticho. Ktoré môžeš venovať sústredeniu. Skús to, je to neuveriteľne oslobodzujúce. Samozrejme s predpokladom, že sa na ten papier občas pozrieš a s tými vecami aj niečo urobíš, inak sa tvoj problém s osami znova vráti.
Snáď ti to pomôže.
