Minulý článok o vychytávkach pre Gmail a Chrome mal celkom úspech. Prehliadač či emailový klient od Google sú našimi spoločníkmi deň čo deň a hoci sú celkom intuitívne, mnohí ani netušia, že práca s nimi sa dá ešte viac uľahčiť. Nielen spomínanými rozšíreniami, ale aj samotným, často prehliadaným, nastavením aplikácie. Ponúkam teda aspoň moje nastavenia, ktoré mi dennodenne uľahčujú prácu s emailami.
Menovky
Asi najjednoduchší spôsom organizácie G-mailov. Stačí si urobiť už len základné rozdelenie, napr. Škola, Práca, Rodina, Dôležité dokumenty, Objednávky, Platby, Prihlasovacie údaje. Potom už len stačí kliknúť a všetku dokumentáciu máte pohromade.
Filtre
Trochu pokročilejšia záležitosť. V položke Nastavenia –> Filtre môžete vytvárať mágiu s emailmi, ktoré vám chodia pravidelne, sú adresované niekomu inému či nemáte chuť ich stále odklikávať. Môžete napríklad:
1) Nastaviť automatické preposielanie emailu alebo jeho kópie ďalšiemu adresátovi (napr. chodia vám faktúry za telefón iného rodinného príslušníka),
2) Archivovať emaily, či priamo ich označiť ako prečítané a zaradiť pod konkrétnu menovku (napr účty a faktúry z obchodov ako Google Play, iTunes, Steam, PayPal a podobne)
3) Automaticky označovať ako prečítané potvrdenia objednávok od portálov ako zlavadna.sk, zlavomat.sk, ticketportal.sk a
4) mnohé iné, možné kombinácie sa dajú počítať na desiatky.
Posúďte sami:
Rozdelenie priečinka Doručenej pošty
Ak dostávate viac ako desať emailov denne, táto funkcia sa vám bude náramne hodiť. Namiesto neustáleho žmúrenia a rolovania zoznamu hore a dole si ho jednoducho rozdelíte na štyri samostatné polia. Znovu, možností je veľa, ja to mám nastavené nasledovne:
Prvú sekciu tvoria doručené a ešte neprečítané emaily.
Druhú tvoria nedoriešené emaily označené hviezdičkou. Farba hviezdičky môže zodpovedať dôležitosti alebo blízkosti termínu vybavenia. Hneď tak budete vidieť, čo potrebujete vybaviť hneď alebo v dohľadnom čase. Odporúčam červenú, oranžovú a žltú hviezdičku. Užitočná je ešte zelená farba, ktorá mne osobne signalizuje, že problém je stále v štádiu riešenia, ale čakám na krok alebo odpoveď druhej strany.
Tretia sekcia u mňa patrí konceptom, rozpísaným správam, ktoré by som nemal zabudnúť rozoslať.
Štvrtá už sú samostatné doručené a prečítané emaily, ktoré nezapadajú do jednej z predchádzajúcich kategórií a prešli všetkými filtrami.
V praxi to môže vyzerať nejak takto:
A takto vyzerá zodpovedajúce nastavenie:
Reklamné emaily
Ak máte plné zuby emailov, najmä však tých, z ktorých je takmer nemožné sa odhlásiť, existuje na to jednoduchý trik. Dajte do vyhľadávania emailov „odhlásiť“ alebo „unsubscribe“ a hneď sa vám ukážu všetky maily, u ktorých je takáto, hoci aj dobre skrytá, možnosť.
Jednotlivé úpravy vám samostatne síce pomôžu, ale až aplikovanie viacerých z nich, nehovoriac ešte o pridaní rozšírení MxHero a Rapportive (minulý článok), vám z Gmailu urobia skutočne silného emailového klienta, prispôsobený na vašu najosobnejšiu mieru.